AIの返信文、送る前に。「未定」を守る指示例

返信1件を、約束を増やさず読みやすくする

架空データで試す例です。顧客の実績ではありません。

入荷日・発送日は未定。
次回の連絡日時も未合意。

入荷日・発送日は
まだ確定しておりません。

返信案：
「お問い合わせありがとうございます。商品Aは現在、在庫を確認しております。入荷日・発送日はまだ確定しておりません。確認でき次第、改めてご連絡いたします。」

依頼者への確認事項：次回の連絡日時を約束できるか。決まるまでは本文に追加しない。

入荷日・発送日は未定のまま、返信本文に残しています。「未定と確認できている事実」と「これから確認する質問」は別です。丁寧な文に直しても、約束は増やしません。次の連絡日時は、依頼者に確認してから足します。表現がこの例と違っても、必要な事実を保ち、元にない約束を足していなければ比較できます。

同じ結果を出す手順

用意するデータ

依頼者の下書き：
「お問い合わせありがとうございます。商品Aは在庫確認中です。入荷日と発送日はまだ分かりません。分かり次第連絡します。」
確認できた事実：在庫確認中。入荷日・発送日は未定。次回連絡日時は未合意。

そのまま試せるAIへの指示

下書きと確認済みの事実をもとに、返信文を読みやすく整理してください。
・日付、在庫、返金条件を勝手に足さない。
・在庫確認中であること、入荷日・発送日が未定であることを返信本文に残す。未定という事実を省略したり、確定した表現に変えたりしない。
・新たに確認が必要な質問だけを「依頼者への確認事項」として本文の外へ出す。次回連絡日時は未合意なので、本文で約束しない。
・出力は「返信案」「依頼者への確認事項」の2つに分ける。
・送信せず、返信案だけを作る。

やること

1. 上の架空の入力例と指示を、一緒にAIへ渡す。実際の顧客情報は、許可なく外部ツールへ入れない。
2. 返信案から元の入力へ、一文ずつ照合する。発送日など、元にない約束が加わったら直す。次に元の入力から返信案へ確認し、在庫確認中・入荷日未定・発送日未定・確認でき次第連絡するという内容が落ちていないかを見る。
3. 「確認でき次第ご連絡します」だけの返信案は、入荷日・発送日が未定だと伝わらないため直す。「未定という事実は返信本文に残し、次回連絡日時を約束できるかという質問だけを別欄へ出してください」と修正を依頼し、修正後も全文を照合する。
4. 実際の依頼では、読み手・文体・変えてはいけない事実を先に確認する。承認を得るまでは送信しない。
5. 説明・作成・確認・修正にかかった時間を記録する。相手が使ったか、何を直したかも残す。

できたら、ここを確認

• 困っている相手と、納品する文の範囲を一つに絞ったか
• 価格・期日・修正回数は相手と合意済みか。未合意なら受注実績に数えない
• 架空の発送日、在庫、効果、顧客実績を追加していないか
• 元の入力から返信案へも照合し、在庫確認中と入荷日・発送日未定を本文に残したか。確認する質問だけを別欄へ出したか
• 説明・修正・確認の時間と直接費を含めて、続けられる条件か確認したか

ほかの方法と比べて選ぶ

表は横にスクロールして読めます。

次に判断すること

相手の許可を得た1件で、実際に使われたかを確認しましょう。価格・期日・修正回数は、受ける前に合意します。

続けられるかは、確認や修正の時間まで含めて考えます。説明用に提示額1,500円、直接費200円、全作業90分と仮定すると、差引額は1,300円、1時間あたり約867円です。税・手数料等を含む利益ではなく、実際の支払意思も未確認です。

問い合わせ・利用・支払い・継続依頼は別々に記録してください。少数の反応を月収予測へ引き延ばさず、再依頼があるかまで確かめます。

今回の返信1件だけなら、本の購入は不要です。このページの指示と照合手順で試してください。別の文面でも未定の事実を保てるか確かめ、どの指示が足りなかったかを記録すると、次に練習したいことを絞れます。

メールだけでなく会議記録や要約にも練習を広げたい人には、日本語の『ChatGPT シゴトのドリル』が候補です。出版社の目次をもとにした紹介で、読了レビューや時短効果の実測ではありません。176ページのうち必要な題材があるか、試し読みで確認してください。購入先では紙・電子の形式、書籍代、演習で使いたい機能と利用プランを確認します。本を買うことと、受注や収入が得られることは別です。

この例は有料商品の購入なしで試せます。